Hành Chính Thư Ký
TP. Hồ Chí Minh (Thành phố Hồ Chí Minh)
Hạn nộp hồ sơ:
27/11/2026
Về công việc
Trách nhiệm chính
- Hỗ trợ hậu cần công tác Ban Giám đốc
- Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ hậu cần phục vụ lịch công tác của Ban Giám đốc
- Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị và các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp, chương trình làm việc
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo công tác hậu cần được thực hiện chu đáo, đúng kế hoạch
- Phối hợp chuẩn bị, tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội họp, chương trình tiếp đón đối tác và các hoạt động của Công ty
- Làm việc với nhà cung cấp về địa điểm, tiệc, quà tặng, trang trí và các dịch vụ liên quan
- Theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng dịch vụ và tổng hợp chi phí tổ chức
- Theo dõi, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty và các đơn vị thành viên
- Phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép, hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu pháp lý theo phân công
- Theo dõi thời hạn hiệu lực của hồ sơ, giấy phép; chủ động nhắc nhở và phối hợp thực hiện gia hạn, cập nhật khi cần thiết
- Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu
- Chuẩn bị công tác đón tiếp khách hàng, đối tác & các đoàn khách đến Công ty
- Phối hợp sắp xếp phòng tiếp khách, trà nước, tiệc chiêu đãi và các hoạt động đối ngoại
- Quản lý, đề xuất và chuẩn bị quà tặng đối tác, khách hàng, Ban Giám đốc và các dịp lễ, sự kiện
- Theo dõi ngân sách, số lượng quà tặng và đảm bảo việc sử dụng phù hợp, tiết kiệm
- Thực hiện các thủ tục đề xuất, thanh toán, quyết toán chi phí liên quan đến công việc phụ trách
- Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp trong quá trình triển khai công việc
- Thực hiện báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý
Yêu cầu
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan
- Kinh nghiệm: 2-3 năm kinh nghiệm làm Hành chính, Thư ký, Trợ lý Ban Giám đốc hoặc các vị trí tương đương
- Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Cao Đẳng
- Yêu cầu giới tính: Nữ
- Kỹ năng chuyên môn: Có kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức hậu cần, sắp xếp lịch trình công tác, đặt vé máy bay, khách sạn và điều phối sự kiện nội bộ
- Kỹ năng chuyên môn: Có khả năng quản lý hồ sơ hành chính, giấy phép, hợp đồng và làm việc với nhà cung cấp
- Kỹ năng mềm: Giao tiếp tốt, tổ chức công việc khoa học, chủ động xử lý tình huống phát sinh
- Kỹ năng mềm: Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin và có tinh thần trách nhiệm cao
- Tác phong chuyên nghiệp, linh hoạt và phối hợp tốt với các phòng ban, đối tác
Yêu cầu ưu tiên
- Ưu tiên ứng viên từng làm trong các công ty có quy mô >200 nhân sự
Mức lương
- Thu nhập thỏa thuận theo thực tế trong buổi phỏng vấn
Phúc lợi
- Đầy đủ quyền lợi theo Luật Lao động (BHXH, BHYT, BHTN) sau thử việc
- Thưởng các ngày lễ, Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu suất công việc
- Được làm việc trong môi trường hiện đại, sáng tạo và áp dụng công nghệ mới
- Khám sức khỏe định kỳ
- Company trip, Teambuilding hàng năm
- Được đào tạo kỹ năng chuyên môn, phát triển năng lực cá nhân
Thông tin khác
- Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên
- Hình thức làm việc: Toàn thời gian