Trách nhiệm chính

• Công tác hành chính – văn thư
• Tiếp nhận, phân phối, lưu trữ văn bản đến/đi của Ban điều hành dự án; đồng bộ với hệ thống văn thư của Công ty tại trụ sở
• Soạn thảo, rà soát thể thức, trình ký và ban hành các văn bản hành chính theo quy định
• Quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính của dự án; lập danh mục, mã hóa, bảo đảm tra cứu nhanh và bàn giao đầy đủ khi có yêu cầu
• Phối hợp tổ chức họp giao ban công trường, họp với chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phụ; ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện kết luận cuộc họp
• Theo dõi việc thực hiện các quy chế, quy định, thông báo hành chính nội bộ của Công ty tại dự án
• Thực hiện các công tác thanh toán phát sinh hoặc theo đợt, theo chu kỳ
• Lễ tân, khánh tiết và tổ chức sự kiện
• Lập và cập nhật danh sách cán bộ, nhân viên, công nhân và nhân sự nhà thầu phụ làm việc tại công trường; thực hiện thủ tục đăng ký ra vào công trường theo yêu cầu của chủ đầu tư
• Theo dõi chấm công, ngày công, tăng ca của cán bộ công trường; tổng hợp bảng công, đề xuất phụ cấp gửi Phòng Tổ chức Hành chính
• Quản lý xe, hậu cần và dịch vụ văn phòng công trường; sắp xếp, điều phối xe của Công ty tại dự án; quản lý xe: lịch sử dụng, nhật ký xe, nhiên liệu, bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm, giấy tờ
• Đặt vé, phương tiện đi lại, khách sạn, thực hiện thủ tục phục vụ công tác của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu
• Quản lý bữa ăn tại văn phòng công trường: làm việc với nhà cung cấp suất ăn, kiểm soát vệ sinh an toàn thực phẩm, theo dõi chi phí, thanh toán
• Quản lý các dịch vụ văn phòng: điện, nước, internet, vệ sinh, rác thải sinh hoạt, tủ thuốc sơ cứu thông thường tại văn phòng công trường
• Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, nhà ở, ký túc xá hoặc cơ sở lưu trú của Công ty
• Kiểm tra việc chấp hành nội quy, phòng cháy chữa cháy tại khu vực văn phòng do Công ty quản lý
• Làm việc với các cơ quan nhà nước, đơn vị liên quan trong các việc thuộc phạm vi hành chính văn phòng của dự án
• Quản lý tài sản, vật tư văn phòng: theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, vật tư hành chính tại dự án; lập sổ cấp phát, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê định kỳ
• Tìm kiếm, đàm phán, thực hiện mua sắm, cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thanh lý tài sản theo quy định
• Giám sát việc sử dụng tài sản, cơ sở vật chất đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và đúng mục đích
• Mua sắm văn phòng phẩm, vật dụng hành chính theo quy trình và hạn mức được duyệt; theo dõi tồn kho
• Phối hợp sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng văn phòng, trang thiết bị
• Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính của dự án theo ngân sách được phê duyệt
• Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo
• Theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ hành chính được giao
• Đề xuất giải pháp cải tiến công tác hành chính – quản trị văn phòng phù hợp đặc thù dự án

Yêu cầu

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan
• Tối thiểu 02-03 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính tổng hợp hoặc tương đương
• Am hiểu quy định về hành chính, văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng
• Hiểu biết về quản lý tài sản, mua sắm, hợp đồng và thủ tục hành chính doanh nghiệp
• Soạn thảo văn bản, lập báo cáo; thành thạo Word, Excel, PowerPoint
• Giao tiếp, phối hợp với nhiều nhóm: cán bộ kỹ thuật, nhà thầu phụ, chủ đầu tư, trụ sở
• Chủ động, linh hoạt, có tinh thần phục vụ
• Chịu được áp lực công việc và điều kiện làm việc tại công trường; sẵn sàng làm việc ngoài giờ, linh hoạt theo đặc thù dự án
• Yêu cầu giới tính: Nam
• Yêu cầu bằng cấp: Cao Đẳng

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên ứng viên đã làm Admin dự án, công trường xây dựng, thủy lợi, giao thông, cảng biển, hạ tầng quy mô từ 50 nhân sự trở lên
• Ưu tiên có bằng lái xe ô tô

Mức lương

• Lương: Thỏa thuận

Phúc lợi

• Môi trường làm việc xanh – sạch – thân thiện
• Chế độ hỗ trợ ăn uống: Cung cấp bếp ăn tập thể hoặc phụ cấp ăn ca hàng ngày
• Chính sách đãi ngộ: Thưởng các dịp Lễ, Tết, thưởng hiệu quả sản xuất theo cá nhân và tập thể, cùng các khoản thưởng đột xuất ghi nhận đóng góp vượt trội
• Sân chơi thể thao: Tham gia các câu lạc bộ thể thao được tổ chức định kỳ trong khuôn viên Tập đoàn
• Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ hằng năm, tham gia BHXH theo quy định của nhà nước
• Hoạt động gắn kết nội bộ: Du lịch nghỉ dưỡng hằng năm, Teambuilding và các sự kiện đặc biệt như Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết thiếu nhi

Thông tin khác

• Địa điểm làm việc: Công trường Dự án tại Hà Nội
• Thời gian làm việc: Giờ hành chính, có sự linh hoạt theo đặc thù dự án